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2009年10月21日 (水)

番外!「IT資産管理」はパッケージソフトのみでは不可能な仕事

番外!「IT資産管理」はパッケージソフトのみでは不可能な仕事

今話題の食用油「○○ナ」で有名な化学企業のIT資産管理のシステムはアセットスキャンという優れものだったと記憶している。
このパッケージソフトは監視用のサーバーに接続すれば各PCに設定したエージェントソフトがPCを立ち上げる度にその資産情報を送信してくる仕組みだ。
しかしこのシステムは各PC(クライアント)毎のライセンスが高価な為、エージェントソフトは導入せず、一部機能(サーバーへの接続情報の取得)のみで運用を行っていた。
当然、サーバーサイドのみの機能なのでエージェントソフトで取得できる情報は別の手段で取得せざるを得なかった。

「IT資産管理」とは、パソコン、プリンタ、ディスプレイ、周辺機器等のIT機器の資産情報管理及びソフトウェアのライセンス管理を行うものである。
こうした管理のスタートはIT機器の「払い出し」から行われるのがベストなのだが、一般的には既に払い出された機器の情報収集から手を付ける事から始めるのが普通だ。
「棚卸」というのがその作業なのだが、人手によるこの作業はハッキリ言って機器情報の取得に於いては正確性に乏しい。
既に「払い出し」されたIT機器の情報管理に重点を置くよりも、新規に「払い出し」するIT機器の資産情報管理に注力する方が効果的だと私は考えている。

先ず、新規でパソコンを払い出す場合、その企業での「標準」の企画でパソコンのセットアップを行う必要があるはずだ。
こうしたセットアップを行う作業を「キッティング」と呼ぶのだが、先に挙げた企業の様に大規模な組織では払い出す機器の数が半端でなく多い。
こうした機器に1台づつ一般家庭で行う様なセットアップは非効率である。そういった大量に同じ企画のパソコンを展開する場合、企画通りにセットアップされたパソコンのイメージをクローンコピーして「SID」を初期化(SYSPREP)してキッティングするのが一般的である。
このイメージのソフト情報を最初に整理取得しておけば、そのイメージでキッティングしたパソコンのソフト管理は容易にできる(アセットスキャンのサーバー機能はサーバーに接続したパソコンのソフト情報は取得できるが、スタンドあローンで仕様するパソコンの情報は取得できない)。
また、キッティング時にハード情報も正確に整理取得しておけばIT資産管理の大半は完了である。
過去に払い出したIT資産は修理や交換、廃棄や売却等で資産管理担当部署に返却された時に詳細情報を取得する以外に方法は無い。
ここまで述べれば理解されると思うが、「IT資産管理」はパッケージソフトのみでは不可能な仕事なのだ。

大きな企業体は事業毎にグループ化されているのが普通である。グループ毎に資産管理のルールとペナルティーも当然違ってくる。
例えば販売関係のグループにとってIT資産は間接費なので、常に正確な資産価値を行い部門利益を算定する傾向がある様だ。
そういった組織では中央の管理よりも先ず現場での管理を徹底しているのが仕事をする上での常識である(中央のシステムでの資産情報と現場での資産情報の誤差はそのままグループの利益・成績に直結するのだから当然である)。
よく起きた問題事例としては現場の情報と中央の情報の差異が甚だしく、訂正の処理依頼が頻発し、その処理が間に合わないというものだ。

資産管理を行う場合、一番大切な事は「運用体制」であると私はこの頻発している事象をみて確信した。
上記のの問題事例の「問題の原因」は資産情報の変更依頼からその情報の精査確認、そして資産情報の変更操作までを資産情報の処理担当者が独りで行っていた事だ。
私が以前提案した資産情報の変更までのフローでは、
資産情報変更の受付及び情報の精査確認は受付選任のコールオペレーターに行わせ、精査確認の終わった情報の資産情報変更処理の承認を管理者が行うようにし、承認の降りた情報のみを資産情報変更処理を担当する者に操作させるというものだ。
つまり、現場からの依頼を受け、精査確認する者、情報変更を許可する者、実際に除法を変更する者の3名の人間が関与する「体制」を確立することだ。
仕事の内容で担当者を分ける事により、仕事自体を単純化して効率を上げてゆく。
そして仕事の流れに滞りが出た場合、どの段階で問題が発生したかを正確に把握できるのが「体制」確立の狙いだった。
どういう訳か「提案」は無視され続け、現場からのクレームが止む事は無かったが、今でも私は仕事に対する「体制」を整える事が一番の問題解決だったと考えている。

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