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2009年10月 6日 (火)

MS-Accessで作る仕事で使えるデータベースシステム 3

今回はMS-Accessの代表的なオブジェクトを簡単に説明してゆきます。

MS-Accessでは物理的にデータを保存するオブジェクトを「テーブル」と呼んでいます。
EXCELに非常に似ているのですが、基本的にこテーブル上で計算等の処理はできません。
新たにテーブルを作成する場合は、オブジェクトで「テーブル」を選択して「新規作成」をクリックします。
細かい設定を含めテーブルの作成については後ほど説明します。

このテーブル上のデータに何か処理を加えたい場合、通常「クエリ」というオブジェクトを使用します。
MS-Accessは一つの情報をレコード単位(テーブルの行単位)で処理をします。
具体的にはレコード自体の追加には「追加クエリ」、削除には「削除クエリ」を使用します。
テーブル全体、または特定のレコードの参照には「選択クエリ」、レコードのデータに変更を加える場合は「更新クエリ」を使用します。
クエリが自在に利用できるとMS-Accessでの作業がとても効率的に行う事ができます。

「クエリ」が自在に扱える様になると、定型の作業を繰り返し行える事を考えてしまいます(毎回手作業でクエリを作るのは非効率)。
そうした時には「マクロ」というオブジェクトを利用します。
「マクロ」は上から下へ順番に処理させたい内容を「選択式」で記述してゆけます。バッチ処理(一括処理)を行う場合、初心者には大変便利なツールを作成できます。

「モジュール」というオブジェクトはヴィジュアルベーシック(VB)の知識を必要とするオブジェクトです。専門的な知識を必要としますが、上記の「マクロ」で作成したバッチ処理をモジュール化するのは簡単にできます。
メニューバーから「ツール」→「マクロ」→「マクロをVBへの返還」と辿って行けば自動的にコーディングがされます。
詳しい内容は別途説明します。

「フォーム」というオブジェクトはシステム構築で一番手を加える必要があるオブジェクトです。
実際にシステムを利用する場合、この「フォーム」を操作して仕事をするからです。
フォームには様々なコントロールが用意されています。これ等を利用して現場の要望を叶えて行く事が、「使えるシステム」の構築につながります。

「レポート」というオブジェクトは主に「印刷」や「表示」に使用されます。
例えば「集計表」や「請求書」、或いは「伝票」の様な紙媒体に出力する場合に、定型用紙に定められたレイアウト通りに印刷をするデザインをします。
印刷をする前に画面で確認する場合にもレポートは利用できます。
MS-Accessの「レポート」の便利な事は、バーコードが利用できる事も挙げられます。「1006.pdf」をダウンロード

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