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2009年10月15日 (木)

MS-Accessで作る仕事で使えるデータベースシステム 9

今回は実際の仕事で使うシステムを作る上でのポイントを考えてみたいと思います。

「仕事で使うシステム」というと何か大変な事の様に思う人が多く居ると思います。しかし実際に「仕事で使うシステム」は各担当者が無意識に作り込んでいるものです。
自分の担当した仕事をより効率的、能率的に行う為の工夫、その工夫がPC上で具現化したものが「仕事で使うシステム」なのです。
但し、その「仕事で使うシステム」はそれを作った人のみが使える汎用性の無いものが多いはずです。
「仕事で使うシステム」とは、そういった各担当者の作った個人の工夫の積み上げが「汎用的に改良されたもの」であると私は考えます。

私が「仕事で使うシステム」を構築する場合、先ずチェックするポイントはその「仕事の範囲」です。
「この仕事のはじまりは何か?」、そして「どこまでを仕事としているのか?」をきっちり線引きします。
次に仕事の導線を引きます。
担当者間の作業の「漏れ」や「ダブり」の有無や仕事の順番に不合理は無いか等を確認して整理をします。
そして各担当者の仕事の内容を分析し、作業のどの部分を「システム化」するべきかを考えます。

「システム化」する内容が決まったらMS-Accessで出来る事をを考えます。
MS-Accessが出来る事はデータを決められた形で蓄積し、蓄積されたデータを参照、更新、削除出来るだけです。
「情報管理」しかMS-Accessには出来ません。しかし、現場の工夫によってはその「情報管理」が大変な効果や成果を上げる事があります。
例えば倉庫の入出庫管理では、データ入力をバーコードで行うだけで人が手書きで行う作業に比べて格段にスピードアップ出来た事例がありました。
在庫データ表示の方法を工夫することで、在庫管理が以前の状態より簡単になった事例もありました。
こうした効果は実際に作業をしている担当者の「声」を聞かなければ実現できません。「仕事で使うシステム」は実務担当者の要望の積み上げでなくてはならないのです。

「仕事で使うシステム」は現場の仕事を十二分に理解する事が必要だと私は考えています。
同じ業種でも企業によって仕事の進め方は違います。仕事の進め方が違うという事は、企業ごとに「仕事で使うシステム」は全く違うものであるはずです。
「仕事で使うシステム」には汎用的なパッケージ商品はなかなか馴染まない理由はそういったところににあると思います。

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